AJUSTES Y CIERRE CONTABLE

HOJA DE TRABAJO

Ajustes contables

Antes de hacer el cierre contable, es preciso realizar los ajustes y corrección de los errores contables pertinentes.

Así lo contempla el decreto 2649 de 1993 en su artículo 58:

Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.

Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad.

Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.

Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se tiene la información completa.

Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y correcciones del caso.

Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa.

Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas.

La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de emitir oficialmente estados financieros.

Para emitir estados financieros que presenten racionalmente la situación económica de la empresa se aplica el siguiente proceso de elaboración de hoja de trabajo, donde se verifica la información de cada una de las cuentas que intervienen en el balance de prueba.

Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, como si se fuera a elaborar los planos de construcción de un edificio, así mismo se construye los planos del balance general y del estado de resultados para darle certeza y coherencia a la información contable, porque los errores u omisiones que aparezcan se corrigen mediante ajustes contable que plantean nuevos registros en contabilidad.

En la cuarta unidad de este libro se hizo referencia a la contabilidad como el sistema de información que alimenta el proceso de toma de decisiones, con base en los estados financieros que son la razón de ser del trabajo del contador, al igual que el plan de mejoramiento para idealizar la continuidad del ente económico.

Tanto la apertura de constitución de la sociedad comercial como el desarrollo de las operaciones comerciales contenidas en el proceso contable se tuvo en cuenta el ciclo contable, ahora también, en el proceso de elaboración de la hoja de trabajo se preparan los soportes de contabilidad denominados notas de contabilidad tanto para los ajustes contable como para el cierre de ejercicio, los cuales, vuelven y cumplen el mismo recorrido de codificación, registro en libros de contabilidad tanto auxiliares como principales, hasta lograr la emisión de los estados financieros.

En contabilidad se elaboran muchas hojas de trabajo las cuales no desaparecerán así se tenga la contabilidad sistematizada, y que se rescatan en la enseñanza de la contabilidad tanto formal como no formal; las siguientes son algunas hojas de trabajo en la preparación y elaboración de:

·        Balance General y el Estado de Resultados.

·        Estado de cambios en la situación financiera.

·        Estado de flujos de efectivo.

·        Estado de cambios en el patrimonio.

·        Estados financieros combinados.

·        Estados financieros consolidados.

·        Conversión de estados financieros.

·        Conciliación contable y fiscal de la declaración de renta.

Para continuar con la unidad anterior sobre el proceso contable donde se plantearon tres escenarios: la apertura, puesta en marcha durante el mes de noviembre y desarrollo de las operaciones durante el mes de diciembre, se procede hacer el análisis de todas las cuentas mayores y de resultado para detectar errores u omisiones que es preciso corregir.

1.  AJUSTES Y CORRECCIONES

Los ajustes de contabilidad tienen que ver con los errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en los registros de contabilidad.

Son múltiples las razones como se vera en cada cuenta, por las cuales se cometen errores u omisiones, la principal causa es la falta de soporte y su conocimiento oportuno, para ello se hacen algunos análisis de verificación con proveedores, clientes y trabajos especiales sobre todo tipo de propiedad, tales como calculo de las depreciaciones, estudio de cartera, y circularización a clientes, etc.

El objetivo primordial de los ajustes de contabilidad es darle razonabilidad a los estados financieros, porque si se emiten faltándoles el reconocimiento de algún ingreso o subestimado el costos o gastos, no reflejarán la situación real de la empresa y los directivos y administrativos tendrán una falsa imagen del estado actual financiero y las decisiones que tomen no van hacer las más acertadas.

7. Los ajustes a las operaciones, consisten en tomar cada cuenta y analizarla desde el punto de vista contable, legal y tributario para validar la información con los principios contables y dejarla por su valor real.

2.  HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo consiste en tomar el balance de prueba (o de comprobación de saldos) de los libros Auxiliares de contabilidad, o del libro Mayor y Balances, para someterlo al riguroso análisis de verificación y comprobación de la información, con el fin de detectar errores, omisiones o sobre estimaciones en cada  cuenta. Se fundamente en las siguientes normas:

Verificación de las afirmaciones: antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos (...). (Artículo 57 Decreto 2649/93).

Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. (Artículo 58, Decreto 2649/93).

Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes que son todo el proceso de apertura, constitución, inversiones y operaciones para llegar al balance general de saldos y el consecuente análisis particular de cada cuenta de donde se tenga como resultado registros de ajustes y correcciones los que se llevan en notas de contabilidad que se van exponiendo en la medida que avanza el análisis, como por ejemplo:

Arqueo de caja: los revisores fiscales o auditores internos deben controlar la caja en forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la empresa y los faltantes llevarlos a la cuenta de gastos y los sobrantes como ingreso no operacional; cuando son valores de consideración debe llevarse a cuentas especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las autoridades competentes. Los documentos soportes donde se registran estos ajustes son las notas de contabilidad de las siguientes situaciones:

·         Faltantes en caja general llevado a responsabilidades o gastos operativos cuando no son representativos.

·         Cheques devueltos por fondos insuficientes los cuales se reclasifican.

·         Sobrantes son llevados a obligaciones por pagar cuando son situaciones que deben aclararse o también se llevan como mayor valor de caja general cuando tienen otros conceptos.

Para el presente caso, se elaboró el arqueo de caja por parte del responsable de los valores efectivos y se detectó faltante en caja de $50.000 que se contabilizo:

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
136530	Responsabilidades	50.000
110505	Caja general		50.000
Registra el faltante en caja general, de acuerdo al arqueo de caja

Conciliación bancaria: consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos para observar las diferencias y proceder con los ajustes contables correspondientes en notas de contabilidad.

Hecha la conciliación bancaria deben resultar algunas de las siguientes diferencias entre el extracto bancario y el auxiliar de bancos:

·       NC por concepto de intereses financieros liquidados por la institución bancaria por cuentas corrientes, títulos valores o cuentas de ahorro.

·       NC por préstamos concedidos, cartas de crédito, sobregiros por la entidad bancaria no registrados en contabilidad.

·       NC por consignaciones nacionales al cobro, o en tránsito, no registradas.

·        Consignaciones en tránsito no registradas por el banco y conocidas por medio de Fax.

·       ND por concepto de intereses, gastos bancarios, chequeras, comisiones, los cuales se llevan al respectivo gasto operativo con crédito al banco.

·       ND por asistencia técnica, estudio de crédito, papelería.

Las notas que envía el banco si son de naturaleza crédito, la empresa la analiza y elabora su correspondiente nota débito, así mismo las notas débito del banco ejerce efecto contrario en la empresa las cuales sirven de soporte para elaborar las notas de contabilidad crédito.

En la Conciliación Bancaria se detectó la falta de contabilidad de la chequera por $120.000.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
530505	Gastos bancarios	120.000
111005	Moneda nacional		120.000
Registra el valor de la chequera

Aparece también una diferencia de $615.000 por concepto de intereses sobre el saldo que la empresa ha mantenido en el Banco.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
111005	Moneda nacional	615.000
421005	Intereses		615.000
Registra el valor de los intereses sobre saldo en cuenta bancaria

Inversiones: las inversiones se deben ajustar siempre que se presente una de las dos siguientes situaciones:

1-  Disminución del valor de realización con relación a su valor histórico, en este caso se debe hacer una provisión de inversiones.

Ejemplo: el 5 de febrero  se adquirieron 1000 acciones de Andina S.A un valor de $5.000 cada una, al cierre del ejercicio contable el valor de las acciones era de $4.800, cada una.

Como se puede observar las acciones han disminuido a razón de $200, cada una existe aquí una contingencia de perdida probable, y se  dice que es probable por que las acciones no se han vendido.

El valor de la provisión es igual a $200 x 1000 =$200.000, el registro es:

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
590505	Acciones	200.000
129905	Acciones		200.000
Registra el valor de la provisión de acciones

2- Aumento  del valor de realización con relación a su valor histórico, en este caso se presenta una valorización de inversiones, es necesario reconocer este efecto en los estados financieros.

Ejemplo: el 5 de febrero  se adquirieron 1000 acciones de Andina S.A un valor de $5.900 cada una, al cierre del ejercicio contable el valor de las acciones era de $6.800, cada una.

Como se puede observar las acciones han aumenta a razón de $900, cada una existe aquí una contingencia de perdida probable, y se  dice que es probable por que las acciones no se han vendido.

El valor de la valorización es igual a $900 x 1000 =$900.000, el registro es:

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
190505	Inversiones	900.000
380505	Acciones		900.000

Cartera: Métodos de provisión

La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:

Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

B. Provisión general

Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un porcentaje de la cartera vencida, así:
El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.
El diez por ciento (10% ) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.
El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de un (1) año de vencidas.
Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.
Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá hacer los ajustes correspondientes.

Provisión individual

Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.

Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de esos $25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:

25.000.000*33% = 8.250.000.

La contabilización de este valor es:

código	Cuenta	Debito	Crédito
519910	Deudores	8.250.000
139905	clientes		8.250.000

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisión y el nuevo saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000

Provisión general

Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:

Entre 3 y 6 meses de vencidas
Entre 6 y 12 meses de vencidas
Más de 12 meses de vencidas

Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:

Entre 3 y 6 meses $10.000.000
Entre 6 y 12 meses $6.000.000
Más de 12 meses $4.000.000

Entonces
10.000.000*5% = 500.000
6.000.000*10% = 600.000
4.000.000*15% =600.000

Total provisión 1.700.000

La contabilización es la misma que en la provisión individual.

Los porcentajes aquí expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede determinar la provisión de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual sólo tendrá efecto contable y financiero.

Inventario físico: el inventario físico consiste en primer lugar verificar las existencias físicas de todos los bienes de propiedad de la empresa, mediante el siguiente procedimiento: se cuentan las unidades de las mercancías por su género y especie para montar el inventario final en el sistema de inventario periódico o para comprobar la información del sistema de inventario permanente. Si se encuentran diferencias son objeto de ajustes contables:

·        Faltantes de mercancía, debido a sustracción por manos fraudulentas.

·        Faltantes de mercancía por deterioro o evaporación.

·        Sobrantes de mercancía por docenas de 13 o promociones especiales que ofrecen las casas proveedoras.

·        Sobrantes por mercancías aun no registradas en contabilidad.

·        Devolución de mercancías por los clientes.

·        Devoluciones en ventas.

·        Fletes de mercancías en gastos.

El registro contable de la provisión de inventarios es:

código	Cuenta	Debito	Crédito
519915	Inventarios	xxxxx
1499xx			xxxx

Costo de ventas: si el sistema de inventarios que se utilizó es el permanente, no requiere hacer ajuste al costo de ventas debido a su permanente control, pero si se aplica el sistema periódico el resultado del inventario físico será el inventario final, las compras se castigarán al igual que el inventario inicial y la diferencia constituye el costo de ventas el cual absorbe cualquier diferencia por evaporación, deterioro o malos manejos.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
6135	Costo de ventas	36.000.000
1435	Inventario de mercancías. (I. Físico)	24.000.000
1435	Inventario de mercancías. (I. Inicial)		0
6205	Compras		60.000.000
Registra el costo de ventas por el sistema de inventario periódico

Gastos pagados por anticipado: son sujetos de ajuste cuando se ha recibido el servicio, como en los siguientes casos:

·        Factura de servicios no registrados por la empresa.

·       Amortización de arrendamientos, intereses, seguros pagados por anticipado, los cuales ya cumplieron con su objetivo y se recibió el servicio por parte de la empresa proveedora.

·       Clasificación de algunos gastos llevados improcedentemente a gastos del período los cuales se utilizarán en ejercicios siguientes.

·       Cargos diferidos contabilizados en períodos anteriores no se ha causado el valor correspondiente al recibirse el servicio.

Por el mes de diciembre se contabiliza la amortización de gastos de arrendamiento, notariales y de registro mercantil.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
522010	Construcciones y edificaciones	500.000
524005	Notariales	10.000
526595	Registro mercantil	60.000
526595	Cargos diferidos	38.333
170525	Arrendamientos		500.000
171004	Organización y preoperativos		70.000
171012	Estudios y proyectos		38.333
Registra la causación de gastos y cargos diferidos de puesta en marcha

Propiedad planta y equipo: es objeto de análisis para aplicar inicialmente los ajustes integrales y luego causar la depreciación debido al uso o deterioro o desgaste por la producción de renta que genera.

Algunos errores u omisiones:

·   Falta depreciar activos.

·   Falta ajustes por inflación.

Depreciación: es un gasto equivalente al desgaste, deterioro u obsolescencia que sufre un bien por el uso en la producción de la renta. Existen vario métodos de depreciación el mas común es el de la línea recta que consiste en dividir el bien ajustado por el número de días o años de vida útil, una vez descontada la cuota de salvamento.

Los resultados se llevan en notas de contabilidad:

·   Ajustes integrales por inflación cada mes.

·   Cuota de depreciación del ejercicio una vez conocido el ajuste por inflación.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
526015	Equipo de oficina	40.000
159215	Equipo de oficina		40.000
Registra la cuota de depreciación, en la nota de contabilidad

Avalúos técnicos: por lo menos cada tres años la propiedad, planta y equipo deben ser objeto de avalúos técnicos con el fin de actualizar el costo de los bienes, independiente del ajuste integral de que haya sido objeto, con el fin de crear la provisión sobre la propiedad, planta y equipo siempre que exista una contingencia o riesgo del bien, o también para montar las valorizaciones del activo contra la cuenta de superávit en el patrimonio, como en los siguientes casos:

·        Mayor valor del activo en el avalúo técnico sobre su valor en libros se conoce como valorización de activos, contra la cuenta de superávit por valorización.

·        Menor valor del activo en el avalúo técnico sobre su valor en libros se conoce como desvalorización, que se disminuirá hasta la concurrencia de la valorización anterior y se contabiliza Superávit por valorización contra Valorización. Si la pérdida de su valor persiste la diferencia se lleva a Gastos de provisión contra Provisión.

·        Mayor valor del activo en el mercado, o de realización sobre su valor en libros se conoce como valorización de activos, y se lleva contra la cuenta de superávit por valorización.

·        Menor valor del activo en el mercado, o valor de realización sobre su valor en libros se conoce también como desvalorización de activos, y disminuye hasta su concurrencia la valorización anterior, contra la cuenta de superávit por valorización. Si la pérdida de su valor persiste frente al valor de mercado o de realización, se lleva a gastos mediante la provisión.

Obligaciones financieras: las obligaciones financieras pueden haber sufrido alguna modificación por refinanciamiento o capitalización de intereses no pagados, los cuales deben servir para actualizar el pasivo.

Obligaciones fiscales: las empresas deben participar anualmente al Estado Colombiano un 33% a partir del año 2007, de los beneficios netos para que éste preste los servicios de estructura vial, comunicación y defensa de los bienes y derechos de todas las personas que viven en el país.

Las obligaciones fiscales que ameritan notas de contabilidad, son:

·        Contribución especial.

·        Retenciones en la fuente practicadas por otros contribuyentes en la venta de bienes.

·        Registro de la provisión de impuesto según el plan de desarrollo de la empresa, donde se determinan las participaciones del Estado y de los socios de la empresa.

·        Consolidación de la provisión de impuestos mediante el conocimiento exhaustivo de los impuestos de renta y complementarios con base en la liquidación privada.

·        Compensación de los impuestos de renta y complementarios con las retenciones en la fuente que le practicaron durante el año a la empresa, siempre que posea el certificado de retención.

·        Compensación de los impuestos de renta con saldo a favor del Impuesto al valor agregado (IVA).

Obligaciones laborales: con base en la nómina, la empresa calcula las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador de acuerdo a las normas laborales del país, que se llevan inicialmente a la cuenta de provisiones para pagarlas durante el ejercicio contable, pero si estas persisten porque se pagarán en períodos indeterminados, entonces se consolidan en las cuentas de Obligaciones laborales del grupo 25 en notas de contabilidad: Cesantías, Intereses a las cesantías, Primas de servicio y Vacaciones.

Patrimonio: los cambios en el patrimonio se presentan por las decisiones que toma la asamblea general o junta de socios con respecto a: los aumentos del capital social, distribución de excedentes en calidad de dividendos, participaciones o creación de reservas legal, reserva ocasional y reservas contingentes.

Cuando la sociedad tiene pérdidas debe enjugar las pérdidas con las utilidades de los ejercicios siguientes, para no dar mala imagen ante las instituciones crediticias.

Errores u omisiones:

·   Capitalización de dividendos.

·   Falta contabilizar las decisiones de la última asamblea.

Ingresos: los ingresos pueden resultar sobre estimados o subestimados, en el primer caso se da por ingresos causados los cuales no se ha prestado el servicio y los subestimados porque aquellos ingresos diferidos no se han causado porque ya se prestó el servicio o se entregó el bien objeto del ingreso anticipado.

Costo de ventas: el costo de ventas puede estar subestimado porque algunas facturas no se han costeado y por consiguiente en el inventario físico también faltan productos.

Gastos generales: los gastos por servicios públicos sino se conocen, se contabiliza un valor estimado para no desfasar los estados financieros, que para este caso son los siguientes por el mes de diciembre.

Nota de contabilidad servicios públicos, fletes y acarreos, honorarios profesionales y comisiones, intereses de obligaciones financieras. En el momento del pago del valor exacto del gasto el excedente sobre lo causado se lleva a los gastos del respectivo mes.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
523525	Acueducto y alcantarillado	35.000
523530	Energía Eléctrica	40.000
523535	Servicio telefónico	80.000
233550	Servicios públicos		155.000
Registra gasto por concepto de servicios públicos, en NC

Existen otros gastos los que se contabilizan para que no desfiguren el resultado del ejercicio tales como: fletes, transportes, acarreos, comisiones, etc. Los gastos por correo son de $15.000, los de transporte, fletes y acarreos por valor de $60.000, cuando estos gastos tengan la base sujeta a retención en la fuente debe aplicarse.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
523540	Correo, portes y telegramas	15.000
523550	Transporte, fletes y acarreos	60.000
233545	Transporte, fletes y acarreos		60.000
233550	Servicios públicos		15.000
Registra otros gastos de servicios públicos, en NC

Provisión de impuesto de renta y complementarios: se contabiliza periódicamente sin necesidad de hacer cierres de contabilidad mensuales. Se lleva al gasto por concepto de impuesto planeado del ejercicio, y se ajusta en el siguiente ejercicio de acuerdo a la elaboración de la declaración de renta por parte del asesor, que siempre se llevará a cabo después del mes de marzo para las personas jurídicas del año siguiente al fiscal.

Es necesario que la provisión se contabilice mensualmente para llevar permanente el gasto de impuestos de renta al ejercicio, como por ejemplo: se estima el impuesto de $510.000, que la empresa proyecta pagar sobre sus actividades, el valor estimado tiene cierto grado de certeza hasta tanto se verifique con la liquidación exhaustiva del impuesto de renta y complementario a cargo del contribuyente.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
540505	Impuesto de renta y complementarios	510.000
261505	De Renta y complementarios		510.000
Registra provisión del impuesto de renta periódico, NC

Los impuestos de industria y comercio se liquidan a partir del total de ventas de $46.800.000 a la tarifa del 5 por mil  para un total de $187.200.

Código	Cuentas	Débitos	Créditos
521505	De industria y comercio	234.000
241205	Vigencia fiscal corriente		234.000
Registra provisión del impuesto de Industria y comercio

BIBLIOGRAFIA

Tomado de: Introducción  A LA CONTABILIDAD, Ángel María Fierro Martínez